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Sistemas de gestión para empresas

Sistemas de gestión para empresas

Evolución de los sistemas empresariales ERP, CRM, BI

Hasta hace algunos años los Sistemas de gestión para empresas se restringían solamente a grandes empresas y garantizaban una enorme ventaja competitiva frente a la competencia. Con el paso del tiempo los sistemas pasaron a controlar todas las operaciones de manera integrada, se volvieron más baratos y transformaron en un requisito para cualquier empresa. En un mercado competitivo y exigente como el actual, es prácticamente imposible para una empresa crecer y sobrevivir sin un sistema de gestión.

Si la empresa es muy pequeña por ejemplo, los procesos son muy simples, y es posible sobrevivir sin informatización, aunque eso requiera un esfuerzo manual y haga que se tomen algunas decisiones importantes de modo intuitivo, debido a una escasez de información. Con una empresa un poco más compleja, con muchos colaboradores, sin un sistema informatizado, intentando competir con una empresa del mismo segmento, pero que posee sistemas ERP, CRM y de BI (Business Intelligence). No es difícil adivinar quién contará con productos y servicios en mayor escala, con menor precio y con mejor calidad, además de información precisa sobre el mercado y el propio negocio, posibilitando decisiones rápidas e inteligentes.

ERP, CRM, BI

Antes, los sistemas informatizados funcionaban aisladamente unos de otros. En cada empresa había un sistema para contabilidad, otro para lo financiero, etc. Esto generaba problemas para la empresa, pues la misma información era dada de alta en varios sistemas y, cuando se necesitaba recuperarla siempre existian dudas
La creación del concepto de ERP (Enterprise Resources Planning) culminó en el desarrollo de Sistemas de gestión para empresas, o sea, un mismo sistema que era capaz de controlar toda la información y las operaciones de una empresa y posibilitando que los gerentes monitoreen el desarrollo del negocio en tiempo real.

El seguimiento de la relación con clientes o CRM (Customer Relationship Management) se incorporó con posterioridad a los sistemas integrados, para garantizar un mayor control en las acciones de fidelización de clientes y sus resultados. La BI (Business Intelligence) consiste en un conjunto de sistemas capaces de hacer extracciones de las bases de datos de los sistemas ERP/CRMs con el objetivo de analizar desempeños, tendencias y diversas relaciones, en forma de informes y gráficos, lo que puede ayudar en la realización de análisis complejos de la información de la empresa y el mercado.

Al principio, sólo las grandes corporaciones poseían sistemas de gestión, pero actualmente la situación cambió. Con el desarrollo de las tecnologías y la madurez de los sistemas, el precio se redujo y con la saturación del mercado de las grandes empresas, las proveedoras de soluciones comerciales están obligadas a insertarse en las pequeñas y medianas empresas.

El sistema de gestión es una poderosa herramienta que, cuando es bien utilizada, aporta muchos beneficios, pero por sí sólo no es capaz de resolver todos los problemas. Se requiere de disciplina y del compromiso de los colaboradores para que un sistema de gestión funcione adecuadamente.

Por este motivo, todo proyecto de implementación de una solución de software de gestión implica un análisis de los procesos de la empresa para efectuar mejorías, correcciones y adaptaciones, antes de contemplarlos en el sistema. Es importante que la empresa contratada para la implementación cuente con personal calificado para esta tarea.

Cuando la empresa decide comprar un sistema de gestión, el propio proveedor del sistema ya monta un proyecto, contemplando consultoría y entrenamiento, además de las licencias del software en sí.
Es importante tener una visión crítica de su empresa y de los respectivos puntos fuertes y débiles para, al analizar una solución de sistema, saber si realmente podrá satisfacer todas sus necesidades.

Además, la duda con respecto a un proyecto que puede cambiar radicalmente el modo en que la empresa trabaja es natural, pero una buena gerencia de proyectos puede minimizar la mayoría de los riesgos y, al analizar las ganancias que se pueden tener con un buen sistema de gestión, no es difícil percibir que en la mayoría de los casos, vale la pena.

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